郭家骏,集团产品研发主管
在人力资源管理中,不同的工作流程都由一连串重覆的工作事项组合而成。以人才招聘的流程为例,由计划招聘到最后作审核,当中已涉及数百个小事项。由于信息需要经过大大小小不同的部门,因此涉及大量的时间与资源。如果在设计流程时没有定义好执行的顺序与附带条件,会为公司在优化人力资源管理上带来障碍。
当预先定义好工作流程,下一步便是跟进进度及确保工作事项完成。这时候自动化对于工作流程的路线佈局至关重要。每当工作流程有所进展,下一步骤的负责同事都会收到通知提醒。须要考虑的还包括信息共享、实时过程追踪及定时分析。这些因素都驱使我们寻找科技的协助。
工作流引擎的功能
工作流引擎(也称为「工作流系统」、 「工作流程软件」或「工作流应用程式」)是一种让企业自动化、合理化并更快速处理不同程序的技术。更重要的是,它可以让整个过程运行得更完整。例如,在招聘过程中,人力资源经理可以在遴选应徵者、安排面试及聘用等程序上为部门主管预先设定截止日期。工作流引擎连接所有步骤的动作,为相关员工充当流程枢纽。
一套设计整全的工作流引擎应具有众多功能:
- 图形介面(GUI)工作流设计器
- 依条件设定的工作事项路线规划
- 处理不同程序
- 可设定不同媒介的自动通知(如流动应用程式、电邮及短讯)
- 用户定义结构映射
- 预设审批流程,并提供自定义配置
工作流引擎应该集多功能于一身,并提供快速高效及节省成本的方式来完成人才管理流程。使用工作流引擎的好处远远超出您所想,现在是时候开始您的第一步,好好计划如果透过工作流引擎提升人才管理效率。
您准备好了吗?